让视频会议的流程可预测。介绍部分必不可少。适当地介绍参与者很重要。可能还需要贴上姓名标签，尤其是当会议中有五个以上的人并且有些人只能通过自己的声音参与（没有摄像头信号）时。
在视频会议中，破冰游戏很有用，尤其是当参与者彼此不熟悉时。此外，建议偶尔 智利whatsapp 数据 休息一下，特别是在严肃的讨论中，参与者可能会变得紧张或焦躁不安。
会议的结束一般应包括以下内容：
讨论细节摘要
未充分讨论且应在下次会议中解决的主题列表
问题解决
任务分配（如果有）
富有成效的会议涵盖了议程中的大部分要点，即使不是全部要点。如果任何内容尚未得到充分讨论，则应在下次会议上优先讨论。如果议程列出了需要解决的问题，则应在会议结束时解决这些问题或安排另一轮讨论。最后，富有成效的会议会根据参与者的同意或团队负责人的分配制定行动方案。这些任务应清晰列出并传达给目标人员或部门。
6. 收集反馈并保存会议记录。
有效的视频会议需要参与者的积极反馈。要知道反馈是否积极，唯一有意义的方法是询问参与者。您可能曾经亲自参加过会议，会议结束时主持人或主持人员开玩笑地询问是否有“任何激烈的反应、评论或建议”。这种玩笑式的询问实际上即使在电话会议中也有用：它为参与者提供了一个以非正式方式表达担忧的机会。
此外，保存会议记录也很重要。几乎所有视频会议平台都已配备录制功能，以音频或视频格式记录讨论的所有内容。此功能使得保留传统会议记录变得没有必要，但保留补充书面记录也没什么不妥，尤其是记录最重要的讨论主题时。您必须确保电话会议平台中的会议记录已得到妥善保护，或者在机密讨论的情况下，已加密并存储在安全的地方，以防止未经授权的访问。
随着远程工作越来越普遍，业务运营也走向全球化，许多人将不得不依赖在线视频会议来模拟个人互动。然而，仅仅进行简单的在线会议是不够的；它必须有效且富有成效。应尽量减少或消除干扰。应实现目标并充分涵盖议程。此外，会议应有组织的结构和安全的记录。