Правила выставления счетов

[ishanijerin1]

Стандарты выставления счетов являются важным инструментом финансового управления . Они необходимы компаниям, которые хотят бороться с медлительностью, одной из самых больших проблем для малых, средних и крупных компаний, и обеспечивать отличные результаты.

Поддержание порядка в финансовом отделе часто является одной из самых простых задач для компании. Счета, которые необходимо оплатить и получить, налоги, медленные клиенты, движение денежных средств… есть много моментов, за которыми необходимо внимательно следить.

Учитывая это, мы подготовили полный пост о правилах выставления счетов. Узнайте, что это за инструмент, как его можно применять, а также типы программного обеспечения для автоматизации, которые меняют способ управления компаниями своими финансами.

Каковы стандарты выставления счетов?
Задумывались ли вы когда-нибудь об изменении способа выставления счетов за продукты и услуги в вашей компании? Именно в этом состоит цель стандартов выставления счетов.

Это инструмент, устанавливающий момент, когда должны быть выставлены счета. Более подробно: стандарты определяют стратегии для каждого шага и отслеживают весь процесс оплаты (налога) клиента.

Они позволяют планировать весь поток найдите свой номер скрининга коммуникаций, оптимизировать способ взимания платы за услуги, предотвращать пропуски платежей потребителями, что способствует снижению показателей просрочек.

С помощью стандартов выставления счетов компании могут даже создать карту неполученных платежей и, таким образом, наметить меры по решению проблемы.

Это очень выгодное решение для финансового сектора, особенно для предприятий с моделью регулярных платежей .

В идеале правила будут приняты на автоматизированных платформах, которые помимо организации графиков общения будут еще и автоматизировать различные задачи.

Ли также: Как можно управлять счетами без ошибок?

Пример стандарта выставления счетов
Чтобы лучше объяснить правила выставления счетов, стоит рассмотреть пример общения:

За 10 дней: счет отправляется по электронной почте.

За 2 дня до: напоминание о сроке отправляется по SMS.

Через 2 дня: отправляется сообщение с подтверждением платежа

Опоздание на 5 дней: отправляется электронное письмо с уведомлением о неоплаченном счете.

Опоздание на 10 дней: будет отправлено новое электронное письмо с информацией об ожидающем платеже.

Задержка 15 дней: связь осуществляется по телефону.

Опоздание на 20 дней: отправляется письмо, повторяющее сообщение и предлагающее возможность переговоров.

Задержка 30 дней: отправляется официальное уведомление.

Каковы преимущества стандартов выставления счетов?
Несмотря на их удобство, многие компании до сих пор не используют правила выставления счетов. Если вы один из них, прочтите ниже основные преимущества, которые вы получите от применения этого инструмента.

Более низкие показатели задержки
Существует множество причин, по которым клиент может не оплатить счет, в том числе забывание срока оплаты. Одной из основных целей стандартов выставления счетов является предотвращение этого.

Благодаря автоматизированной связи и напоминаниям о сроках оплаты клиенты могут лучше организовать процесс совершения платежей и, как следствие, сократить время задержки.

Меньше ошибок загрузки
При выполнении вручную и без надлежащего планирования платежи могут иметь высокий уровень ошибок: от неправильных значений до дублирования платежей (или отправки не тем клиентам).

Это может привести к серьезной проблеме с изображением. В конце концов, не хотите, чтобы они прикрывали вас за то, что вам не принадлежит.

Еще одна распространенная ошибка заключается в том, что открытый платеж остается незамеченным и бизнес не получает его, что ставит под угрозу поток сотрудников и результаты.

Автоматизированные правила выставления счетов организуют весь этот поток, предотвращают ошибки выставления счетов и обеспечивают уверенное выполнение всего потока.

Больше доверия к вашему бизнесу
Ручная зарядка с риском ошибок или без усмотрения приводит к ухудшению и неорганизованности изображения.

Благодаря стандартам выставления счетов предприятия делают этот процесс более профессиональным, обеспечивая более централизованные коммуникации, которые формализуются по разным каналам и учитываются с помощью стандартизированных сообщений.

Это создает больше доверия и гарантирует, что клиенты продолжат вести бизнес после разрешения своей финансовой ситуации с компанией.

Правила выставления счетов для разных способов оплаты
Предложение различных вариантов оплаты облегчает клиентам ведение бизнеса с вашей компанией, а также позволяет лучше вести переговоры с медленными клиентами.

Банковские карты – самый популярный вариант. Просто и удобно, обычно используется для разовых и периодических покупок. Помимо кредитных карт, рассмотрите другие способы оплаты, которые предпочитают ваши клиенты или которые вам знакомы.

Как мне применить стандарты выставления счетов в моей компании?
Учитывая, что это очень важная система планирования для компаний, стандарты выставления счетов должны быть соответствующим образом структурированы, чтобы все процессы оплаты и получения можно было контролировать автоматически.

Чтобы реализовать это на практике, необходимо проанализировать процесс в целом и оценить, какие аспекты требуют изменений для большей эффективности. Несколько советов о том, как оптимизировать применение инструментов в вашем бизнесе.

1) Определить график платежей
Прежде всего, определите, когда завершится дата выставления счетов за продукты и услуги и когда следует отправлять оповещения клиентам.

Для повторяющихся услуг идеальная стратегия — группировать клиентов, имеющих одну и ту же платежную систему, чтобы облегчить контроль.

Лучше всего отправлять оповещения о платежах за пять дней до даты платежа и ждать аналогичный период времени, чтобы начать уведомлять о задержках.

2) Создать адекватную стратегическую коммуникацию
Взыскание просроченных платежей невозможно осуществить никаким образом. Поэтому важно создать стратегический профиль с профессиональным общением.

Даже если стандарты выставления счетов помогут вам установить надежный график, этот процесс необходимо выполнять вручную, используя соответствующий тон голоса и сообщения, которые имеют смысл для клиента.

Подход должен быть адаптирован к профилю каждой группы клиентов, а также использовать наиболее подходящий канал контакта. Важно всегда быть вежливым и показать потребителю, что ваша компания готова решить проблему.

3) Предлагает различные варианты оплаты.
Важно включить в правила выставления счетов различные способы оплаты. Это позволит вам помочь клиенту и оптимизировать управление финансами компании.

Изучите предпочитаемые вашей аудиторией медиа, оцените, что можно внедрить в процессы компании, и поймите затраты, связанные с каждым из них, что также влияет на клиента, даже косвенно.

4) Будьте в курсе событий
Периодически просматривайте определенные шаги, чтобы определить области улучшения процесса и оставаться в курсе состояния рынка, например, новых методов оплаты или выставления счетов.

Лучшие практики в области стандартов выставления счетов
Поэтому стоит выделить лучшие практики стандартов выставления счетов. Таким образом, компания предлагает ценный опыт своей аудитории.

Выставьте счет-фактуру не позднее, чем за десять дней до установленной даты. Таким образом, клиенты могут подготовиться к оплате.
Стандартизировать сообщения об истечении срока действия. Они являются важным напоминанием для клиентов.
Через пять дней после наступления срока платежа он начинает отправлять оповещения о просроченных платежах и устанавливает цикл повторной отправки сообщений. Всегда будьте вежливы и профессиональны в своем подходе.
Всякий раз, когда вы выходите на связь, он предоставляет средства доступа к текущему статусу платежа, например, ссылку для оплаты. Это облегчает жизнь клиенту.
ERP-система как союзник в автоматизации биллинга
Стандарты выставления счетов можно реализовать вручную в виде своего рода календаря контактов и стандартизированных сообщений. Однако он гораздо более эффективен при применении на разных платформах финансового управления .

Такие решения, как ERP (Планирование ресурсов предприятия на английском языке), помогают менеджерам оптимизировать внутренние процессы и максимально эффективно использовать доступные ресурсы.

Применение стандартов выставления счетов через ERP позволяет вам запрограммировать автоматическую выдачу уведомлений, автоматизировать выставление счетов и уменьшить количество ошибок, возникающих при ручном процессе, и все это имеет основополагающее значение для поддержания хороших отношений с клиентом.

Узнайте больше об ERP ONE
Наличие программного обеспечения, которое автоматически выполняет правила выставления счетов с интегрированными способами оплаты, имеет важное значение для финансового благополучия компании. Помимо уменьшения ошибок, он стандартизирует процессы и упрощает выставление счетов, тем самым сокращая задержки.

Этот тип решения объединяет финансовый отдел с другими подразделениями компании, позволяя каждому обмениваться важной информацией и работать, сосредоточив внимание на общих целях.

ERP ONE , решение, разработанное SYDLE, автоматизирует финансовые отделы от начала до конца, предоставляя полные ресурсы для всех операций.

Система управляет всем управлением непогашенными и неоплаченными счетами, включая имя, а также управлением бухгалтерскими и финансовыми требованиями на единой платформе.

Система является лучшим вариантом для безошибочного управления требованиями и поддержания качественных отношений с клиентами, способствуя постоянному совершенствованию и повышению качества обслуживания.