找到一个既定的安全计划，又能在必要时灵活应对的解决方案，”韦茨说。“如果你身处金融或医疗等监管严格的行业，那么安全是重中之重。这看起来就像是可以选择将访问权限扩展到某些员工或团体。”
可用性
除了安全性之外，Collins 还将易用性和正常运行时间列为关键功能。、管理和浏览文件。对于您可以投入到管理 DMS 中的资源，要有现实的认识。如果 您没有很多资源，Collins 建议研究基于 Web 的文档管理系统，而不是使用内部管理解决方案。
协作与整合
由于整个公司可能会有多个部门使用您的文档管理系统，Gilliand 表示 DMS 应该具 白俄罗斯whatsapp 数据 有协作和集成功能。寻找实时编辑、文件共享工具、与其他插件集成以及添加或限制用户访问某些文档的功能。
版本控制
Gilliand 还指出版本控制是文档管理的一个重要方面。无论你是在查看还是在编辑，始终将文档的最新版本保存在文件中都很重要。
吉利安德说：“能够下载其他格式的文档并返回‘历史记录’中的旧版本对于小型企业来说非常重要，因为人们经常会删除某些内容，而返回旧版本可以节省时间和避免麻烦。”
韦茨补充说，小企业主应该确保有签入和签出文件来追踪上次查看或编辑内容的人。这可以减少业务错误的可能性。
“你最不想发生的事情就是将一份旧的工程图副本分享给供应商，然后错误地在其基础上进行建造，”韦茨说。
文档管理系统要花多少钱？
文档管理软件的定价取决于您需要的托管类型和需要访问的人数。小型企业可以选择云托管和本地软件；每种选择都有其优点和缺点。
基于云：基于云的文档管理软件通常更灵活，按月订阅收费，平均每月 30 至 250 美元。最好的基于云的计划包括技术支持和更新。小型企业通常从云托管文档管理软件中受益最多。