如何建立專案溝通計劃：範本和範例
Posted: Sat Dec 21, 2024 3:37 am
在專案管理中，保持利害關係人和團隊一致的最有效方法之一是使用溝通計劃。但是什麼是專案溝通計劃以及它如何幫助保持專案順利運作？
在本文中，我們將介紹專案溝通計畫的關鍵組成部分，包括：
了解這些需要了解的溝通計劃詳細信息，並發現預先建立的專案溝通計劃模板，該模板將幫助您讓所有協作者達成共識。
為什麼有效溝通很重要
有效的溝通很重要，因為當目標不一致、電子郵件遺失以及沒有創建正確的工具時，經常會發生故障。
PMI 的一項調查發現，30% 的受訪者認為「溝通不良」是範 如何建立電話號碼列表 圍差距和專案失敗的主要原因。而且，根據《富比士》報道，當溝通不良時，超過 40% 的員工會失去對領導的信任。考慮到失敗的成本，難怪您啟動的每個專案都需要製定溝通計劃。
制定有效的溝通計畫意味著讓您的團隊為專案成功做好準備。
什麼是專案溝通計畫？
專案溝通計畫是合作者和利害關係人之間的協議，概述了在關鍵時間間隔共享資訊的內容、時間和方式。
狀態更新、任務相關問題和會議詳細資訊等資訊都應包含在本書面指南中。目標是盡可能 定義和簡化團隊溝通。淺綠色背景上的wrike任務視圖的產品螢幕截圖
為什麼溝通計畫在專案管理中很重要？
溝通計畫在專案管理中非常重要，因為它有助於讓利害關係人、客戶、自由工作者和專案團隊成員達成共識。
桌面形象宣傳影片
如果圍繞專案進行過多討論或未定義每次互動的範圍（例如詳細的副本說明與整體建議），那麼溝通計劃就會失敗。這些問題可能會對截止日期和預算產生重大影響。
專案溝通計畫還在團隊成員和利害關係人之間建立了專業界限。例如，您的專案利害關係人可能希望將他們的互動限制為電子郵件，而您的自由工作者可能會在對話時間敏感時習慣發送簡訊。 淺綠色背景上的wrike任務視圖的產品螢幕截圖由於許多工作場所已經遷移到混合或完全遠距工作模式，團隊現在廣泛分散在不同地點和時區，這意味著溝通必須成為重中之重。 良好的專案溝通計畫可確保每個利害關係人，無論他們身在何處，都能在需要時獲得所需的資訊。
最後，使用最新的溝通工具可以提高團隊的工作效率。根據麥肯錫的研究，使用社交技術的、人脈廣泛的團隊可以將生產力提高 20-25%。
專案管理中良好的溝通計畫包含哪些內容？
現在您知道為什麼需要一個，您可能想知道：溝通計畫包含哪些內容？ 以下是關鍵組件的簡要概述：
溝通目標
專案資訊
利害關係人識別
溝通行程
回饋協議
會議議程
升級流程
保密準則
角色和職責矩陣
審批工作流程
聯絡資訊
所有這些組件將幫助您建立溝通計劃，確保即時更新和順利的日常專案協調。
如果您正在尋找更詳細的指南，請前往下一部分。
如何制定專案溝通計劃
請依照以下五個步驟為專案建立溝通計畫：
1. 準備聯絡表
專案聯絡表包含協作者角色和突出顯示專案階段擁有者的相關聯絡資訊。這意味著協作者可以找到滿足其需求的合適人選。您的專案聯絡表應包括：
協作者姓名和角色
電子郵件地址
每個角色的備份聯絡人
工作時間
專案開始和結束日期
請記住－有效的溝通管理始於清晰的接觸點。這將幫助您避免在專案後期階段出現混亂。
2.應用虛擬溝通的五個W
列出整個專案中需要溝通的內容，例如會議更新和內容大綱，並確定您首選的溝通類型。對於您選擇的每種主要通訊類型，請使用 虛擬通訊的五個 W（誰、什麼、哪裡、何時、為什麼）。
問問自己：
每次溝通都需要誰參與？
需要分享哪些資訊？
溝通將在哪裡進行？
溝通應該在什麼時候進行？
為什麼需要溝通？
透過一致地應用這五個 W，您可以定義和組織您的專案計劃，以便每位參與人員保持一致並了解情況。
3.突顯溝通偏好
請務必強調需要了解的好事情，例如正式程度、人稱代名詞或團隊成員或合作者的任何特殊要求。滿足這些需求有助於創造一個更具包容性的環境，讓每個人都感到受到尊重。
4. 分配角色和職責
指定所需的狀態更新類型、位置以及處理人員。首先確定專案中的所有關鍵任務和里程碑，然後將每項任務指派給特定的團隊成員。這使得更容易識別職責中的任何差距或重疊。
5.安排定期檢查
為任何預先規劃的電話、虛擬狀態會議和數位簽到製定活動時間表。定義通訊方法、日期/時間和通訊頻率。請務必指定這些更新的共用位置。例如：
在共享文件中
透過專案管理軟體
在團隊會議期間
您還可以建立包含關鍵溝通點的專案時間表，以便團隊中的每個人都知道何時提供更新。
溝通計劃範例
您的有效溝通計畫的獨特路線圖將根據您的客戶、團隊和專案範圍而有所不同。使用這些例子來啟發和指導你的下一個大綱。
專案更新協議
與客戶商定他們希望多久更新一次專案狀態。身為專案經理，請與客戶明確最喜歡的溝通方式。
專案更新將包括哪些內容（相關統計資料、里程碑和下一階段）？
此項目更新是否會透過電子郵件、Zoom 通話或 Wrike 任務提供？
溝通的頻率是多少？
解決這些細節，以實現更透明和專業的溝通。
在本文中，我們將介紹專案溝通計畫的關鍵組成部分，包括：
了解這些需要了解的溝通計劃詳細信息，並發現預先建立的專案溝通計劃模板，該模板將幫助您讓所有協作者達成共識。
為什麼有效溝通很重要
有效的溝通很重要，因為當目標不一致、電子郵件遺失以及沒有創建正確的工具時，經常會發生故障。
PMI 的一項調查發現，30% 的受訪者認為「溝通不良」是範 如何建立電話號碼列表 圍差距和專案失敗的主要原因。而且，根據《富比士》報道，當溝通不良時，超過 40% 的員工會失去對領導的信任。考慮到失敗的成本，難怪您啟動的每個專案都需要製定溝通計劃。
制定有效的溝通計畫意味著讓您的團隊為專案成功做好準備。
什麼是專案溝通計畫？
專案溝通計畫是合作者和利害關係人之間的協議，概述了在關鍵時間間隔共享資訊的內容、時間和方式。
狀態更新、任務相關問題和會議詳細資訊等資訊都應包含在本書面指南中。目標是盡可能 定義和簡化團隊溝通。淺綠色背景上的wrike任務視圖的產品螢幕截圖
為什麼溝通計畫在專案管理中很重要？
溝通計畫在專案管理中非常重要，因為它有助於讓利害關係人、客戶、自由工作者和專案團隊成員達成共識。
桌面形象宣傳影片
如果圍繞專案進行過多討論或未定義每次互動的範圍（例如詳細的副本說明與整體建議），那麼溝通計劃就會失敗。這些問題可能會對截止日期和預算產生重大影響。
專案溝通計畫還在團隊成員和利害關係人之間建立了專業界限。例如，您的專案利害關係人可能希望將他們的互動限制為電子郵件，而您的自由工作者可能會在對話時間敏感時習慣發送簡訊。 淺綠色背景上的wrike任務視圖的產品螢幕截圖由於許多工作場所已經遷移到混合或完全遠距工作模式，團隊現在廣泛分散在不同地點和時區，這意味著溝通必須成為重中之重。 良好的專案溝通計畫可確保每個利害關係人，無論他們身在何處，都能在需要時獲得所需的資訊。
最後，使用最新的溝通工具可以提高團隊的工作效率。根據麥肯錫的研究，使用社交技術的、人脈廣泛的團隊可以將生產力提高 20-25%。
專案管理中良好的溝通計畫包含哪些內容？
現在您知道為什麼需要一個，您可能想知道：溝通計畫包含哪些內容？ 以下是關鍵組件的簡要概述：
溝通目標
專案資訊
利害關係人識別
溝通行程
回饋協議
會議議程
升級流程
保密準則
角色和職責矩陣
審批工作流程
聯絡資訊
所有這些組件將幫助您建立溝通計劃，確保即時更新和順利的日常專案協調。
如果您正在尋找更詳細的指南，請前往下一部分。
如何制定專案溝通計劃
請依照以下五個步驟為專案建立溝通計畫：
1. 準備聯絡表
專案聯絡表包含協作者角色和突出顯示專案階段擁有者的相關聯絡資訊。這意味著協作者可以找到滿足其需求的合適人選。您的專案聯絡表應包括：
協作者姓名和角色
電子郵件地址
每個角色的備份聯絡人
工作時間
專案開始和結束日期
請記住－有效的溝通管理始於清晰的接觸點。這將幫助您避免在專案後期階段出現混亂。
2.應用虛擬溝通的五個W
列出整個專案中需要溝通的內容，例如會議更新和內容大綱，並確定您首選的溝通類型。對於您選擇的每種主要通訊類型，請使用 虛擬通訊的五個 W（誰、什麼、哪裡、何時、為什麼）。
問問自己：
每次溝通都需要誰參與？
需要分享哪些資訊？
溝通將在哪裡進行？
溝通應該在什麼時候進行？
為什麼需要溝通？
透過一致地應用這五個 W，您可以定義和組織您的專案計劃，以便每位參與人員保持一致並了解情況。
3.突顯溝通偏好
請務必強調需要了解的好事情，例如正式程度、人稱代名詞或團隊成員或合作者的任何特殊要求。滿足這些需求有助於創造一個更具包容性的環境，讓每個人都感到受到尊重。
4. 分配角色和職責
指定所需的狀態更新類型、位置以及處理人員。首先確定專案中的所有關鍵任務和里程碑，然後將每項任務指派給特定的團隊成員。這使得更容易識別職責中的任何差距或重疊。
5.安排定期檢查
為任何預先規劃的電話、虛擬狀態會議和數位簽到製定活動時間表。定義通訊方法、日期/時間和通訊頻率。請務必指定這些更新的共用位置。例如：
在共享文件中
透過專案管理軟體
在團隊會議期間
您還可以建立包含關鍵溝通點的專案時間表，以便團隊中的每個人都知道何時提供更新。
溝通計劃範例
您的有效溝通計畫的獨特路線圖將根據您的客戶、團隊和專案範圍而有所不同。使用這些例子來啟發和指導你的下一個大綱。
專案更新協議
與客戶商定他們希望多久更新一次專案狀態。身為專案經理，請與客戶明確最喜歡的溝通方式。
專案更新將包括哪些內容（相關統計資料、里程碑和下一階段）？
此項目更新是否會透過電子郵件、Zoom 通話或 Wrike 任務提供？
溝通的頻率是多少？
解決這些細節，以實現更透明和專業的溝通。